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Politique deconfidentialité

1. Objet et objectif

La protection de vos renseignements personnels est importante pour Plaza Retail REIT (collectivement, « Plaza », « nous », « notre » et « nos »). La présente politique décrit les pratiques de Plaza et de ses filiales concernant la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication et la protection des renseignements qui permettent d’identifier une personne (« renseignements personnels »). Elle s’applique à toute personne dont Plaza recueille, utilise, communique ou gère les renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

2. Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels comprennent notamment les renseignements d’identité, comme le nom, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et l’adresse personnelle; les renseignements financiers, comme les coordonnées bancaires; les renseignements sur les études et les antécédents professionnels; ainsi que les données audio et visuelles, comme la voix ou l’image d’une personne enregistrée dans une photo, une vidéo ou un enregistrement audio.

Les renseignements personnels n’incluent pas, par exemple, le nom de votre employeur, votre titre, votre adresse professionnelle, votre adresse courriel professionnelle, votre numéro de téléphone ou de télécopieur professionnel, ni les renseignements accessibles au public. Ils n’incluent pas non plus les renseignements qui, à eux seuls, ne permettent pas de retracer ou d’identifier une personne (par exemple, une adresse IP, un identifiant d’appareil ou des témoins).

La présente politique ne s’applique pas aux renseignements non personnels. Toutefois, si nous associons de tels renseignements à une personne identifiable, ils deviennent des renseignements personnels et sont alors visés par la présente politique.

3. Raisons de la collecte et de l’utilisation

Plaza peut recueillir et conserver des renseignements personnels concernant notamment ses fiduciaires, dirigeants, employés, investisseurs, locataires, fournisseurs, contacts d’affaires et partenaires.
(a) vérifier votre identité;
(b) respecter nos obligations commerciales et légales, notamment les exigences d’audit, réglementaires et législatives, ainsi que les processus qui s’y rattachent;
(c) traiter les paiements reçus par Plaza ainsi que les paiements que Plaza vous verse;
(d) pfournir des services de relations avec les investisseurs aux porteurs de parts et aux autres investisseurs;
(e) assurer la sécurité dans les propriétés que nous possédons;
(f) recruter pour des postes chez Plaza et ses sociétés affiliées;
(g) administrer la rémunération, les avantages sociaux et les paiements, et respecter les exigences fiscales et autres obligations légales qui s’y rapportent;
(h) gérer les questions liées à l’emploi;
(i) administrer les systèmes informatiques de Plaza, notamment l’accès à distance, fournir du soutien technique au personnel et gérer nos autres programmes et services;
(j) faciliter le financement, l’acquisition ou la disposition de propriétés;
(k) exécuter des fonctions prévues par contrat;
(l) communiquer avec des personnes au sujet d’horaires, de rencontres ou d’autres renseignements;
(m) faire connaître et promouvoir Plaza, notamment en utilisant des photos et biographies de membres du personnel sur le site Web de Plaza ou ailleurs; et
(n) mener des activités de relations publiques.
Plaza peut aussi communiquer des renseignements personnels dans le cadre d’une transaction d’entreprise. Si vos renseignements personnels sont nécessaires à une telle transaction, nous demanderons aux parties concernées, y compris les conseillers et autres fournisseurs de services, de les protéger selon des normes équivalentes à celles de la présente politique, pendant et après la transaction. Plaza ne vend pas, n’échange pas et ne communique pas de renseignements personnels à des tiers en échange d’un avantage financier ou autre.

4. Collecte et consentement

Les renseignements personnels sont principalement recueillis directement auprès de vous. Ils peuvent aussi être recueillis automatiquement, par exemple au moyen de caméras de surveillance ou d’enregistrements dans nos propriétés, ainsi que par des témoins et des technologies semblables lorsque vous visitez notre site Web, lorsqu’ils peuvent être associés à une personne identifiable. Avec votre consentement, des renseignements personnels peuvent aussi être recueillis auprès de tiers, notamment des organismes gouvernementaux, des services policiers, des créanciers, des institutions financières, des références et des employeurs.

5. Limitation de la collecte et de la communication

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels sans raison. Plaza limite la quantité et le type de renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs indiqués. Nous recueillons toujours les renseignements personnels de façon équitable et légale.

Plaza ne recueillera, n’utilisera ni ne communiquera vos renseignements personnels sans que vous le sachiez et sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être donné verbalement ou par écrit. Le consentement implicite peut être déduit raisonnablement des gestes ou de l’inaction d’une personne.

6. Protection de vos renseignements personnels

Nous faisons tout notre possible pour protéger les renseignements personnels conformément aux lois applicables, au consentement donné et au degré de sensibilité des renseignements. Nous utilisons notamment des mesures physiques, techniques et organisationnelles afin d’assurer un niveau de protection adéquat pendant que les renseignements sont en notre possession.

Nous protégeons la confidentialité de vos renseignements personnels depuis leur collecte jusqu’à leur élimination ou destruction. Notre personnel doit en préserver la confidentialité, et l’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour faire leur travail.

En cas d’incident de cybersécurité, Plaza suivra les procédures prévues dans sa politique de cybersécurité et son plan d’intervention en cas d’incident, ainsi que toutes les obligations légales applicables. Cela comprend notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les lois provinciales semblables qui s’appliquent à Plaza, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

7. Avis en cas d’atteinte à la confidentialité

Si une atteinte concerne des renseignements personnels et qu’il est raisonnable de croire qu’elle présente un « risque réel de préjudice grave » pour une personne, la direction peut être tenue de signaler l’incident au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), selon le cas, et d’aviser les personnes touchées dès que possible. Les employés peuvent consulter le plan d’intervention en cas d’incident, qui fait partie de la politique de cybersécurité de Plaza. Bien qu’il porte surtout sur les incidents informatiques et de cybersécurité, il peut aussi servir en cas d’atteinte aux données qui ne concerne pas les systèmes informatiques.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement pendant la période raisonnablement nécessaire à nos besoins légitimes d’affaires, d’emploi et d’administration, ainsi que pendant sept ans après la fermeture ou la conclusion d’un dossier, sauf si la loi exige ou permet une période plus longue. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous les éliminons ou les détruisons de façon sécuritaire. Pour éliminer les renseignements personnels de façon sécuritaire, nous pouvons notamment déchiqueter les documents papier qui en contiennent et supprimer de façon sécurisée les fichiers électroniques de nos systèmes. Ces pratiques visent à empêcher tout accès non autorisé et à protéger la confidentialité des renseignements.

9. Accès aux renseignements personnels et exactitude

Vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander qu’ils soient corrigés si vous croyez qu’ils contiennent une erreur ou une omission, sous réserve de certaines exceptions. L’accès n’est pas automatique et peut être refusé lorsque la loi le permet ou l’exige. Nous pouvons aussi ne pas donner suite à une demande déraisonnable selon l’usage prévu des renseignements, leur nature ou la fréquence des demandes.

Autrement, nous répondrons à une demande d’accès ou d’information dans un délai raisonnable. Nous pouvons demander certains renseignements personnels afin de vérifier l’identité de la personne qui demande l’accès à son dossier.

Nous faisons notre possible pour garder les renseignements personnels exacts et à jour et pour les mettre à jour lorsque de nouveaux renseignements nous sont fournis. Si vous constatez qu’un renseignement que nous détenons est inexact, veuillez nous en informer. Vous êtes responsable de nous fournir des renseignements exacts, complets et à jour. Nous pouvons refuser de modifier un renseignement que nous croyons exact.

10. Questions ou préoccupations

Le chef de la direction des ressources humaines, le chef des affaires juridiques et secrétaire, d’autres membres de la haute direction ainsi que le responsable de la protection des renseignements personnels de Plaza veillent au respect de la présente politique. Toute question ou préoccupation peut être adressée comme suit :
Plaza Retail REIT Plaza Retail REIT
À l’attention du chef de la direction des ressources humaines, du chef des affaires juridiques et secrétaire
À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
98 Main Street
106, avenue Gun
Fredericton (N.-B.) E3A 9N6
Pointe-Claire (Québec) H9R 3X3
Téléphone : 506-460-8289
Téléphone :  514-268-8615

11. Modifications à la politique

La présente politique sera révisée chaque année et nous évaluerons nos pratiques au besoin afin de veiller au respect de la vie privée. Elle peut donc être mise à jour de temps à autre. Toute modification importante sera reflétée dans la politique. Pour rester au courant des changements, nous vous recommandons de consulter cette politique régulièrement. Elle est disponible sur le site Web de Plaza ou sur demande auprès du chef de la direction des ressources humaines, du chef des affaires juridiques et secrétaire. Les employés peuvent aussi la consulter sur l’intranet de Plaza, aussi appelé le lecteur P:, sous Plaza Retail REIT / Properties / Human Resources & Policies. En continuant d’utiliser notre site Web après la publication d’une modification, vous acceptez cette modification.

12. Non-respect de la politique

Tout employé qui ne respecte pas la présente politique peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.